JÄSENREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

 1. REKISTERIN PITÄJÄ

Hyvinkään Koiraurheilijat ry, 2518686-8

Holintie 10, halli 3, 05810 HYVINKÄÄ

jasensihteeri (at) hyku.fi

2. REKISTERIN YHTEYSHENKILÖ

Hyvinkään Koiraurheilijat ry,  jasensihteeri (at) hyku.fi

3. REKISTERIN NIMI

Hyvinkään Koiraurheilijat ry:n jäsenrekisteri

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä. Rekisterin tarkoituksena on yhdistyksen rekisteröityjen jäsenten henkilötietojen hallinta ja siten jäsenyyden hoitaminen. Tietoja käytetään myös mahdollisesti toiminnan kehittämiseen sekä menneen tiedon tilastointiin. Yhdistyksen toimintaan liittyvien tapahtumien järjestämisessä käsiteltävien henkilötietojen käsittelyperuste on yhdistyksen toimintaan liittyvä oikeutettu etu.

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenten henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Rekisteröidyiltä tallennetaan nimi, puhelinnumero, osoite, sähköpostiosoite, jäsentyyppi sekä mahdolliset lajiin liittyvät pätevyydet (esim. koulutusohjaaja, koetoimitsija tai muu vastaava). Nuorisojäseniltä tallennetaan lisäksi syntymävuosi sekä huoltajan nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Rekisteri sisältää myös jäsenten koirien nimet, rodut, kokoluokat sekä lajien tasoluokituksen. Arkaluontoisiksi luokiteltuja tietoja ei tallenneta.

6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Tiedonlähteinä toimivat jäsenet itse joko jäsenhakemuksessaan tai tietojen muuttuessa kirjallisesti siitä ilmoittaessaan. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan yhdistykselle muuttuneet tietonsa.

7. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET JA TIEDON SÄILYTYSAIKA

Rekisteriä ylläpidetään tietojärjestelmän avulla sähköisessä muodossa. Tiedot on tallennettu tietokantaan, jotka on suojattu salasanoin ja palomuurein.

Aineistoon on pääsy jäsensihteerillä ja hallituksen jäsenillä sekä yhdistyksen tapahtumien järjestäjillä siltä osin kuin se on tapahtuman järjestämisen kannalta tarpeellista. Jäsen voi halutessaan kieltää tietojensa luovuttamisen seuran sisällä.

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä jäsenyyden ajan. Tiedot aktiivisesta rekisteristä poistetaan vuoden kuluessa eroamisesta/erottamisesta. Jäsenluettelo sekä muut osallistuja- ja tulosluettelot säilytetään pysyvästi osana yhdistyksen arkistoa.

8. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti kolmansille osapuolille pois lukien kilpailutiedot.

Ilmoittautumalla ja osallistumalla yhdistyksen järjestämään toimintaan, kuten esimerkiksi kilpailuihin ja koulutuksiin, osallistuja antaa yhdistykselle oikeuden julkaista osallistuja-, lähtö- ja tuloslistat yhdistyksen nettisivuilla sekä asettaa nähtäville tapahtumapaikalle.

Tapahtumiin liittyviä ilmoittautumistietoja säilytetään maksimissaan 7 päivää.

Virallisten kilpailujen ja näyttelyiden osalta toimitaan Suomen Agilityliitto ry:n, Suomen Palveluskoiraliiton ja Suomen Kennelliiton tietosuojaselosteiden puitteissa. Tuloksia, ilmoittautumislistoja ja muita kilpailuiden järjestämiseen liittyviä tietoja voidaan jakaa Suomen Agilityliitolle, Suomen Palveluskoiraliitolle ja Suomen Kennelliitolle.

9. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin, oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta ja oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä. Pyynnöt osoitetaan kirjallisesti kohdassa 2 ilmoitetulle taholle.

10. MUUTOKSET TIETOSUOJASELOSTEESSA

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Mahdolliset muutokset tietosuojaselosteeseen laitetaan näkyville Hyvinkään Koiraurheilijoiden kotsivuille selosteeseen päivättyinä.